Datenschutzerklärung

Fassung 4.1.0 · gültig ab 25. Oktober 2026

für p8a.agency

Stand: Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie die Pragtics GmbH personenbezogene Daten bei der Nutzung der Website p8a.agency und der darüber bereitgestellten SaaS-Plattform p8a verarbeitet.

Soweit die Pragtics GmbH personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, insbesondere Daten von Kandidaten, Bewerbern oder Freelancern, richtet sich diese Verarbeitung ergänzend nach dem mit dem jeweiligen Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Pragtics GmbH
Karl-Königsdorfer-Straße 33
89335 Ichenhausen
Deutschland

Geschäftsführer: Jan Bartkowiak
E-Mail: info@pragtics.de
Telefon: +49 (0) 711 83 88 23 32

2. Allgemeine Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website und Plattform, die Durchführung eines Vertragsverhältnisses, die Kommunikation mit Interessenten und Kunden, die Abrechnung, die Gewährleistung der IT-Sicherheit oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist oder eine andere Rechtsgrundlage besteht.

Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung,
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person,
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.

3. Aufruf der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website und Plattform werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Hierzu können insbesondere gehören:

IP-Adresse,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
aufgerufene Seite oder Ressource,
Referrer-URL,
Browsertyp und Browserversion,
Betriebssystem,
Hostname des zugreifenden Geräts,
technische Status- und Fehlerinformationen.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website und Plattform technisch bereitzustellen, deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten sowie Angriffe und missbräuchliche Zugriffe erkennen und nachvollziehen zu können.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und technisch ordnungsgemäßen Betrieb unserer digitalen Dienste.

Logdaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn konkrete Sicherheitsvorfälle, Missbrauch oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine weitere Verarbeitung erforderlich machen.

Zur Absicherung der Plattform protokollieren wir Anmeldeversuche (erfolgreich und fehlgeschlagen) sowie abgewiesene Zugriffe angemeldeter Nutzer. Gespeichert werden dabei der Benutzername bzw. – bei Anmeldeversuchen zu nicht existierenden Konten – lediglich ein Platzhalter, die zugehörige Organisation, Datum und Uhrzeit, die IP-Adresse sowie gegebenenfalls die technische Fehlerursache; Passwörter oder Zugangstoken werden nicht gespeichert. Diese Sicherheitsprotokolle dienen der Erkennung und Aufklärung missbräuchlicher Zugriffe und werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, sofern sie nicht im Einzelfall zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit unserer Plattform und der Konten unserer Nutzer.

4. Technisch erforderliche Cookies und Speichertechnologien

Für den Betrieb von p8a können technisch erforderliche Cookies sowie vergleichbare Speichertechnologien wie Local Storage oder Session Storage eingesetzt werden. Diese können insbesondere erforderlich sein für:

Anmeldung und Sitzungsverwaltung,
Authentifizierung,
Sicherheitsfunktionen,
Schutz vor missbräuchlichen Anfragen,
Speicherung technisch erforderlicher Einstellungen.

Soweit die Speicherung von Informationen in Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen unbedingt erforderlich ist, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – abhängig vom konkreten Zweck – insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Soweit künftig nicht technisch erforderliche Cookies, Analyse-, Marketing- oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, erfolgt deren Einsatz nur auf Grundlage einer erforderlichen Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über eine gegebenenfalls bereitgestellte Kontaktfunktion kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Hierzu können insbesondere gehören:

Name,
geschäftliche Kontaktdaten,
Unternehmen,
Inhalt der Anfrage,
weitere von Ihnen freiwillig übermittelte Informationen.

Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Kommunikation und Anfragen.

Die Daten werden gelöscht, wenn das jeweilige Anliegen abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

6. Registrierung und Nutzung der p8a-Plattform

Für die Einrichtung und Nutzung eines Benutzerkontos können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Name,
geschäftliche E-Mail-Adresse,
Unternehmen und Unternehmenszugehörigkeit,
Benutzer- oder Account-ID,
Rollen und Berechtigungen,
Login- und Sitzungsinformationen,
technische Nutzungs- und Sicherheitsprotokolle,
vom Nutzer innerhalb der Plattform vorgenommene Einstellungen und Aktionen, soweit dies für Betrieb, Sicherheit oder Nachvollziehbarkeit erforderlich ist.

Ist die betroffene Person selbst unser Vertragspartner, erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nutzt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eines Unternehmenskunden die Plattform, besteht der Vertrag regelmäßig mit dem jeweiligen Unternehmen. Die Verarbeitung der geschäftlichen Nutzerdaten erfolgt dann insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Durchführung des Vertragsverhältnisses mit dem Unternehmenskunden, der Benutzerverwaltung sowie dem sicheren und nachvollziehbaren Betrieb der Plattform.

Account- und Nutzungsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses verarbeitet. Nach dessen Ende werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit sie nicht noch für Abwicklung, Nachweis, Sicherheit oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden.

7. Kunden-, Vertrags- und Abrechnungsdaten

Im Rahmen der Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung und Abrechnung verarbeiten wir insbesondere:

Name und geschäftliche Kontaktdaten von Ansprechpartnern,
Unternehmens- und Rechnungsdaten,
Vertrags- und Tarifinformationen,
Abrechnungs- und Zahlungsstatus,
geschäftliche Korrespondenz.

Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartner ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Daten von Ansprechpartnern und Beschäftigten eines Unternehmenskunden verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Anbahnung, Durchführung und Verwaltung unserer Geschäftsbeziehungen.

Soweit Daten aufgrund handels- oder steuerrechtlicher Vorgaben aufbewahrt werden müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Löschung erfolgt nach Ablauf der jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

8. Verarbeitung von Kandidaten-, Bewerber- und Freelancer-Daten im Auftrag unserer Kunden

p8a ermöglicht Kunden insbesondere die Verarbeitung, Strukturierung, Aufbereitung und – abhängig vom gebuchten Funktionsumfang – weitere Verarbeitung von Lebensläufen, Qualifikationsprofilen und vergleichbaren Informationen.

Soweit ein Kunde personenbezogene Daten von Kandidaten, Bewerbern, Freelancern oder anderen Personen in p8a einstellt und wir diese Daten ausschließlich nach dessen Weisung verarbeiten, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und die Pragtics GmbH Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

Die Einzelheiten dieser Verarbeitung, insbesondere Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Kategorien personenbezogener Daten, betroffene Personengruppen, Weisungen, Löschung und eingesetzte weitere Auftragsverarbeiter, werden im jeweiligen AVV geregelt.

Der jeweilige Kunde ist als Verantwortlicher insbesondere dafür zuständig,

dass eine geeignete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht,
dass die betroffenen Personen ordnungsgemäß nach Art. 13 oder Art. 14 DSGVO informiert werden,
dass besondere Anforderungen an besondere Kategorien personenbezogener Daten berücksichtigt werden,
und dass Betroffenenrechte ordnungsgemäß bearbeitet werden.

Betroffene Personen sollten sich mit Anfragen zu ihren in p8a durch einen Kunden verarbeiteten Kandidaten- oder Bewerberdaten grundsätzlich an das Unternehmen wenden, das ihre Daten in p8a eingestellt hat. Soweit erforderlich, unterstützen wir unsere Kunden als Auftragsverarbeiter bei der Erfüllung ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten.

9. Nutzung und Anbindung von KI-Diensten

p8a kann Funktionen bereitstellen, bei denen KI-Dienste zur Verarbeitung von Informationen eingesetzt werden. Dabei unterscheiden wir zwischen kundenseitig angebundenen KI-Diensten und gegebenenfalls durch Pragtics bereitgestellten beziehungsweise integrierten KI-Diensten.

9.1 Kundenseitig angebundene KI-Dienste

Der Kunde kann – soweit diese Funktion technisch angeboten wird – einen von ihm ausgewählten KI-Dienst mit p8a verbinden.

In diesem Fall bestimmt grundsätzlich der Kunde, welcher KI-Dienst eingesetzt wird und zu welchem Zweck Daten an diesen Dienst übermittelt werden. Die Übermittlung durch p8a erfolgt entsprechend der Konfiguration und Weisung des Kunden.

Der Kunde ist insbesondere dafür verantwortlich, die datenschutzrechtliche Zulässigkeit des von ihm ausgewählten KI-Dienstes, dessen Vertragsbedingungen, etwaige Auftragsverarbeitungsvereinbarungen und gegebenenfalls Drittlandübermittlungen zu prüfen.

Ein vom Kunden selbst ausgewählter und beauftragter KI-Anbieter wird nicht allein aufgrund der technischen Anbindung zu einem von Pragtics ausgewählten weiteren Auftragsverarbeiter.

Die Pragtics GmbH kann daher insbesondere nicht pauschal zusichern, wie ein vom Kunden selbst ausgewählter KI-Anbieter die an ihn übermittelten Daten außerhalb des Verantwortungsbereichs von p8a verarbeitet.

9.2 Durch Pragtics integrierte KI-Dienste

Pragtics stellt als Bestandteil von p8a selbst KI-Dienste bereit. Die für den jeweiligen Dienst erforderlichen Datenschutzinformationen werden vor dessen Einsatz bereitgestellt: Bevor Daten erstmals an einen bestimmten Anbieter übermittelt werden, wird der jeweilige Verarbeitungshinweis in der Anwendung angezeigt. Er benennt den Anbieter und dessen Betreiber, den Verarbeitungsort, die übermittelten Datenkategorien, den Zweck, die Rolle im Sinne der Auftragsverarbeitung sowie die Grundlage einer etwaigen Drittlandübermittlung. Ändert sich einer dieser Punkte, wird der Hinweis in neuer Fassung erneut angezeigt.

Welcher Anbieter im Einzelfall zum Einsatz kommt, richtet sich nach der Konfiguration: Vorrang hat eine persönliche Einstellung der Nutzerin oder des Nutzers, danach die Konfiguration des Kunden, zuletzt die von Pragtics bereitgestellten Systemmodelle.

Soweit ein solcher Anbieter personenbezogene Kundendaten im Rahmen unserer Auftragsverarbeitung verarbeitet, wird er nach Maßgabe des AVV als weiterer Auftragsverarbeiter eingebunden. Als weitere Auftragsverarbeiter für KI-Dienste kommen in Betracht:

Ollama – auf eigener Infrastruktur betriebene Modelle; kein Dritter erhält Daten, keine Drittlandübermittlung.
IONOS AI Model Hub, vertragsschließend die IONOS Cloud GmbH, Montabaur, die für den Betrieb die IONOS SE, Montabaur, einsetzt – Verarbeitung in Deutschland.
OpenAI, vertragsschließend für den EWR die OpenAI Ireland Ltd. – eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den Vereinigten Staaten, ist möglich.
Google Gemini, vertragsschließend für den EWR die Google Ireland Limited – eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den Vereinigten Staaten, ist möglich.
Anthropic Claude, vertragsschließend für den EWR die Anthropic Ireland, Limited – eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den Vereinigten Staaten, ist möglich.

Soweit eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR stattfindet, stützt sich die Übermittlung auf die vom jeweiligen Anbieter bereitgestellten Standardvertragsklauseln beziehungsweise auf einen für diesen Anbieter geltenden Angemessenheitsbeschluss.

Für einen vom Kunden selbst konfigurierten, nicht in dieser Aufzählung enthaltenen Endpunkt gilt § 9.1; den zugehörigen Verarbeitungshinweis hinterlegt in diesem Fall der Kunde.

Die Pragtics GmbH verwendet Kundendaten nicht zum Training eigener allgemeiner KI-Modelle und übermittelt sie nicht zu dem Zweck, Modelle Dritter zu trainieren, sofern eine solche Nutzung nicht im Einzelfall ausdrücklich gesondert vereinbart wurde und rechtlich zulässig ist.

10. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten können – soweit für die jeweiligen Zwecke erforderlich – insbesondere an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden:

Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister,
IT-, Sicherheits- und Support-Dienstleister,
Kommunikations- und E-Mail-Dienstleister,
Abrechnungs-, Buchhaltungs- und gegebenenfalls Zahlungsdienstleister,
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder sonstige beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater,
Behörden oder sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
weitere Auftragsverarbeiter, soweit diese für die Leistungserbringung eingesetzt werden,
Anbieter von KI-Diensten nach Maßgabe von § 9.2,
vom Kunden selbst ausgewählte und angebundene Drittanbieter entsprechend dessen Konfiguration.

Soweit Empfänger personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter für uns verarbeiten, werden sie nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden.

11. Übermittlungen in Drittländer

Wir bevorzugen eine Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums.

Soweit personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Eine Übermittlung kann insbesondere erfolgen auf Grundlage

eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO oder
geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere der von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln.

Soweit ein Empfänger in den USA wirksam nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist und dessen Zertifizierung die betreffende Verarbeitung umfasst, kann die Übermittlung auf den entsprechenden Angemessenheitsbeschluss gestützt werden.

Informationen über die im konkreten Fall verwendeten Garantien können unter info@pragtics.de angefordert werden.

Bei einem vom Kunden selbst ausgewählten und angebundenen Drittanbieter ist der Kunde für die Prüfung und Gestaltung einer etwaigen Drittlandübermittlung verantwortlich, soweit diese nicht im Verantwortungsbereich der Pragtics GmbH liegt.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich insbesondere nach:

der Dauer des Vertrags- oder Nutzungsverhältnisses,
dem Fortbestand eines Benutzerkontos,
dem Zweck der jeweiligen Verarbeitung,
gesetzlichen handels-, steuer- oder sonstigen Aufbewahrungspflichten,
gesetzlichen Verjährungsfristen,
sowie gegebenenfalls der Erforderlichkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sicherheitsprotokolle über Anmeldeversuche und abgewiesene Zugriffe (Ziffer 3) werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, sofern sie nicht im Einzelfall zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

Für personenbezogene Daten, die wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter verarbeiten, gelten zusätzlich die Lösch- und Rückgaberegelungen des jeweiligen AVV und die Weisungen des verantwortlichen Kunden.

13. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen eines Vertragsverhältnisses müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertrags sowie für die Erfüllung damit verbundener Pflichten erforderlich sind.

Ohne diese Daten kann ein Vertrag oder die Nutzung bestimmter Funktionen gegebenenfalls nicht durchgeführt werden.

Soweit eine Datenbereitstellung freiwillig ist, wird dies entsprechend berücksichtigt.

14. Betroffenenrechte

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben betroffene Personen insbesondere folgende Rechte:

Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
Löschung nach Art. 17 DSGVO,
Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO nach Art. 21 DSGVO,
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO, soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an info@pragtics.de wenden.

Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeiten, ist grundsätzlich dieser Kunde für die Bearbeitung von Betroffenenrechten verantwortlich. Wir unterstützen ihn hierbei nach Maßgabe des AVV und der gesetzlichen Vorgaben.

15. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für die Pragtics GmbH ist grundsätzlich zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland

Unabhängig davon kann eine Beschwerde auch bei einer anderen nach Art. 77 DSGVO zuständigen Aufsichtsbehörde eingereicht werden.

16. Automatisierte Entscheidungen

Soweit die Pragtics GmbH personenbezogene Daten als eigener Verantwortlicher verarbeitet, findet derzeit keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, die gegenüber der betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt.

Soweit Kunden p8a im Rahmen eigener Prozesse einsetzen, ist der jeweilige Kunde für die rechtliche Zulässigkeit seiner Entscheidungsprozesse verantwortlich. Dies gilt insbesondere, soweit p8a oder ein angebundener KI-Dienst als Bestandteil von Recruiting-, Vermittlungs- oder vergleichbaren Entscheidungsprozessen eingesetzt wird.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungsvorgänge, eingesetzte Technologien oder rechtliche Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf p8a.agency veröffentlichte aktuelle Fassung.